Duże centrum konferencyjne jest dobre przy wydarzeniach dla setek osób. Przy spotkaniu zespołu, który ma podjąć decyzje lub przepracować problem, ważniejsza od metrażu może być spokojna praca i rozmowy kontynuowane po zejściu z sali.
Rozmiar wydarzenia powinien wynikać z celu spotkania, a nie z przyzwyczajenia do dużych formatów
Premiera produktu lub wydarzenie z wystawcami mają inną logikę niż warsztat strategiczny. W pierwszym przypadku liczą się skala i równoległe ścieżki. W drugim - wymiana argumentów i konkretne ustalenia.
Wybór obiektu warto zacząć od pytania, co ma pozostać po spotkaniu. Gdy celem jest szeroki przekaz, większy format bywa uzasadniony. Przy porządkowaniu priorytetów lub rozmowach z najważniejszymi klientami mniejsza skala lepiej chroni czas uczestników przed rozproszeniem.
Mniejsza liczba uczestników zmienia sposób rozmowy, tempo spotkania i relacje między jego uczestnikami
W kameralnej grupie trudniej pozostać biernym obserwatorem. Moderator szybciej zauważa, kto nie zabrał głosu, a uczestnicy mogą dopytać o szczegóły. Format sprzyja temu, aby różnice zdań zostały przepracowane, zamiast zostać odłożone na później.
Przerwa w miejscu, w którym wszyscy mieszkają i pracują, nie kończy rozmowy wraz z wyjściem z sali. Kameralność nie oznacza mniejszego profesjonalizmu - daje większą kontrolę nad wspólnym czasem.
Kiedy duże centrum konferencyjne będzie lepszym wyborem?
Duże centrum konferencyjne ma przewagę przy wydarzeniach wymagających kilku równoległych sal, rejestracji dużej liczby gości, stref sponsorskich lub ekspozycji produktów. Jest też lepszym rozwiązaniem dla konferencji jednodniowej, której celem jest szeroki przekaz albo networking na dużą skalę. W takich sytuacjach kameralność może ograniczać możliwości, zamiast je wzmacniać.
Przy wielu ścieżkach specjalistycznych i prelegentach również potrzebna jest większa infrastruktura.
Pięć sytuacji, w których kameralny obiekt może dać lepsze warunki do spotkania biznesowego
- Warsztat strategiczny - zespół potrzebuje czasu na dyskusję i wspólne priorytety, nie tylko na wystąpienia.
- Spotkanie zarządu lub właścicieli - liczą się poufność, spokój i możliwość pozostania razem po części formalnej.
- Szkolenie wymagające aktywnej pracy w grupie - przy ćwiczeniach i analizie przypadków mniejsza sala pozwala prowadzącemu pracować z grupą, a nie wyłącznie prezentować materiał.
- Wyjazd dla kluczowych klientów lub partnerów - ważniejsze od atrakcji dla tłumu bywają jakość obsługi, czas na indywidualną rozmowę i spójność całego pobytu.
- Integracja połączona z częścią merytoryczną - gdy szkolenie, posiłki i odpoczynek nie wymagają ciągłego przemieszczania się, łatwiej zachować właściwe proporcje. Program nie zamienia się wtedy w wyścig między kolejnymi punktami.
Góra jako tło spotkania nie powinna odciągać uwagi od pracy - powinna tworzyć warunki do innego rodzaju rozmowy
Lokalizacja w górach nie zastąpi dobrego programu ani przygotowanego prowadzącego. Może jednak pomóc wyjść z biurowego automatyzmu i ograniczyć odruch sprawdzania bieżących spraw. Góry mają dać oddech, a nie stać się dodatkowym punktem do zrealizowania.
W obiekcie położonym ponad Zakopanem widok i możliwość krótkiego spaceru mogą domknąć intensywny dzień pracy. Pogoda nie powinna jednak decydować o powodzeniu wydarzenia, dlatego znaczenie ma zaplecze pozwalające zachować jakość spotkania również wtedy, gdy uczestnicy zostają na miejscu.
Sala, nocleg, kolacja i odpoczynek w jednym miejscu - kiedy ta wygoda ma realne znaczenie
W pobytowym formacie chodzi o odzyskanie czasu, który w miejskim modelu znika na transfery, szukanie restauracji, późne powroty do hotelu i ponowne zbieranie grupy następnego dnia. Przy krótkim spotkaniu firmowym te elementy wpływają na energię uczestników oraz punktualność programu.
| Obszar organizacji | Duże centrum konferencyjne | Kameralny obiekt z zapleczem pobytowym |
|---|---|---|
| Przemieszczanie się | Często wymaga transferów między salą, hotelem i kolacją | Większość dnia odbywa się w jednym miejscu |
| Czas nieformalny | Uczestnicy łatwo rozchodzą się po programie | Rozmowy mogą przejść od sali do posiłku |
| Elastyczność planu | Zmiana wymaga koordynacji kilku elementów | Łatwiej przesunąć kolację, przerwę lub wieczór |
| Komfort po spotkaniu | Wymaga dodatkowych dojazdów i planowania | Odpoczynek dostępny bez opuszczania obiektu |
| Spójność pobytu | Poszczególne części wyjazdu działają oddzielnie | Praca, nocleg i część nieformalna tworzą jeden pobyt |
Przykład formatu: spotkanie dla 20-80 osób w Rezydencji NOVA na Gubałówce
Dla grupy od około 20 do 80 osób dobrym rozwiązaniem może być spotkanie w Rezydencji NOVA w Kościelisku, na Gubałówce. Dwie sale konferencyjne można wykorzystać oddzielnie lub połączyć w przestrzeń mieszczącą do 100 osób, co pozwala dopasować układ do warsztatów, prezentacji albo pracy w podgrupach. Naturalne światło, klimatyzacja, możliwość zaciemnienia oraz wyposażenie multimedialne pomagają zachować roboczy charakter spotkania.
Po części merytorycznej uczestnicy nie muszą szukać miejsca na kolację czy wieczorną rozmowę. Restauracja, sala kominkowa, noclegi oraz strefa Wellness z basenem, jacuzzi i saunami w jednym miejscu sprawiają, że nie trzeba zastanawiać się nad dojazdami do innych lokalizacji. Widok na Tatry jest wartością dodaną, ale najważniejsze, że zespół pozostaje w jednej przestrzeni wystarczająco długo, aby przejść od spotkania do rzeczywistej rozmowy.
Nie każda ważna rozmowa potrzebuje wielkiej sceny
Przy warsztacie, spotkaniu zarządu, szkoleniu eksperckim czy wyjeździe dla kluczowych partnerów największą wartością może być nie rozmach, lecz dobrze wykorzystany czas, dostępność uczestników i warunki do podjęcia konkretnych decyzji.