Podczas warsztatów strategicznych zespół ma wybrać kierunek działań, uporządkować priorytety lub rozstrzygnąć kwestie, które będą wpływać na firmę przez kolejne miesiące. Takiej pracy trudno poświęcić pełną uwagę między telefonem od klienta, wiadomościami na komunikatorze i bieżącymi zadaniami.
Wyjazd poza biuro pomaga oddzielić rozmowę o przyszłości firmy od codziennego rytmu jej funkcjonowania. Góry dodatkowo zapewniają spokojniejsze otoczenie, możliwość odpoczynku między sesjami i naturalny dystans wobec spraw, które w siedzibie organizacji wydają się zawsze pilne.
Dlaczego warsztaty strategiczne trudno prowadzić w biurze?
Nawet dobrze przygotowane spotkanie może szybko zostać zdominowane przez sprawy operacyjne. Uczestnicy pozostają blisko swoich stanowisk, skrzynek mailowych i współpracowników, którzy w każdej chwili mogą poprosić o szybką odpowiedź. Przerwy przeznaczone na odpoczynek zamieniają się w nadrabianie wiadomości.
Znane otoczenie utrzymuje również dotychczasowy sposób prowadzenia rozmów. Te same osoby zabierają głos, dyskusja wraca do dobrze rozpoznanych problemów, a perspektywa kolejnego tygodnia wypiera myślenie o kolejnych latach.
Zmiana lokalizacji pomaga wyjść z tego schematu. Uczestnicy przyjeżdżają z jasno określonym celem i mogą przez cały dzień lub kilka kolejnych dni pracować nad jednym obszarem.
Biuro i wyjazd poza firmę - różnice organizacyjne
| Warsztaty w siedzibie firmy | Warsztaty poza biurem |
|---|---|
| Łatwy dostęp do poczty, telefonu i bieżących zadań | Wyraźne oddzielenie pracy strategicznej od obowiązków operacyjnych |
| Uczestnicy mogą wracać między sesjami do swoich stanowisk | Zespół pozostaje razem przez cały zaplanowany czas |
| Przerwy często wypełnia nadrabianie spraw służbowych | Przerwy można wykorzystać na odpoczynek, spacer lub nieformalną rozmowę |
| Spotkanie łatwo skrócić pod wpływem pilnych spraw | Program może obejmować kilka etapów pracy i powrót do decyzji następnego dnia |
| Znane otoczenie sprzyja powtarzaniu codziennych schematów | Nowa przestrzeń ułatwia zmianę sposobu rozmowy i pracy w grupach |
Wyjazd nie zawsze będzie konieczny. Krótkie spotkanie dotyczące jednego konkretnego problemu można skutecznie przeprowadzić w biurze. Inne warunki są potrzebne wtedy, gdy firma chce wypracować strategię, porównać kilka scenariuszy albo uzgodnić kierunek wymagający dłuższej i bardziej wymagającej rozmowy.
Co daje zespołowi górskie otoczenie?
Góry nie zastąpią dobrej agendy, rzetelnych danych ani moderatora, który potrafi poprowadzić dyskusję. Otoczenie może jednak wspierać sposób organizacji całego procesu.
Większy dystans wobec bieżących problemów
Oddalenie od siedziby firmy pomaga spojrzeć na organizację z szerszej perspektywy. Rozmowa rzadziej ogranicza się wtedy do tego, co wydarzyło się w ostatnich dniach. Łatwiej przejść do pytań dotyczących dalszego rozwoju, wyboru priorytetów, zmian organizacyjnych czy wejścia na nowy rynek.
Warunki do spokojniejszego namysłu
Otwarta przestrzeń i możliwość krótkiego spaceru między sesjami pozwalają na chwilę przerwać intensywną analizę. Uczestnicy mogą uporządkować argumenty przed powrotem do rozmowy, zamiast przechodzić bezpośrednio od jednego wymagającego tematu do kolejnego.
Inny rytm współpracy
Poza biurem łatwiej podzielić zespół na mniejsze grupy, zmienić ustawienie sali i odejść od schematu standardowej narady. Więcej przestrzeni mogą otrzymać osoby, które podczas codziennych spotkań zabierają głos rzadziej.
Czas na rozmowy poza oficjalnymi sesjami
Nie każda ważna wątpliwość pojawia się podczas prezentacji lub moderowanej dyskusji. Wspólny posiłek czy wieczorna rozmowa mogą ujawnić różnice zdań, których uczestnicy wcześniej nie sformułowali wprost. Następnego dnia zespół ma możliwość powrotu do tych kwestii i uwzględnienia ich przed podjęciem decyzji.
Dobre decyzje potrzebują przerw
Wielogodzinna sesja bez odpowiedniego rytmu nie musi prowadzić do lepszych rezultatów. Po kilku godzinach analizowania danych, porównywania scenariuszy i dyskutowania o ryzyku coraz trudniej oceniać argumenty z równą uwagą.
Rozmowa zaczyna krążyć wokół tych samych punktów, a uczestnicy mogą zaakceptować rozwiązanie głównie po to, aby zakończyć spotkanie. Podział pracy na krótsze bloki ogranicza takie ryzyko.
Przykładowy rytm dwudniowych warsztatów może wyglądać następująco:
| Etap | Zakres pracy |
|---|---|
| Dzień 1 - rano | Przedstawienie celu, danych i najważniejszych problemów wymagających decyzji |
| Dzień 1 - przedpołudnie | Praca w grupach nad możliwymi kierunkami i scenariuszami |
| Przerwa | Posiłek, spacer lub czas na indywidualne uporządkowanie wniosków |
| Dzień 1 - popołudnie | Porównanie scenariuszy, określenie korzyści, kosztów i ryzyka |
| Wieczór | Mniej formalna rozmowa i zebranie kwestii wymagających ponownego omówienia |
| Dzień 2 - rano | Powrót do wniosków po przerwie i weryfikacja wcześniejszych założeń |
| Dzień 2 - przedpołudnie | Podjęcie decyzji, ustalenie odpowiedzialności i terminów |
| Zamknięcie | Zapis ustaleń oraz określenie sposobu kontroli ich realizacji |
Nie każda firma potrzebuje dokładnie takiego programu. Istotne jest rozdzielenie analizy, dyskusji i podejmowania decyzji. Dzięki temu zespół nie próbuje rozwiązać wszystkich problemów w ramach jednego nieprzerwanego spotkania.
Kameralny obiekt czy duże centrum konferencyjne?
Duże centrum konferencyjne będzie odpowiednie podczas wydarzeń obejmujących kilka równoległych ścieżek, rozbudowaną scenę, strefę wystawienniczą albo wystąpienia dla kilkuset osób. Kongres, premiera produktu czy spotkanie całej organizacji wymagają innego zaplecza niż warsztaty dla zarządu lub kadry menedżerskiej.
W warsztatach strategicznych zazwyczaj uczestniczy mniejsza grupa odpowiedzialna za wybrany obszar działalności albo kierunek całej firmy. W takim przypadku liczą się przede wszystkim:
- sala dopasowana do liczby uczestników i planowanego sposobu pracy,
- możliwość przeprowadzenia prezentacji oraz pracy w grupach,
- stabilne połączenie internetowe i odpowiednie wyposażenie techniczne,
- przestrzeń na mniej formalne rozmowy,
- nocleg i wyżywienie dostępne w tym samym miejscu,
- możliwość odpoczynku po zakończeniu intensywnej części roboczej.
Kameralny obiekt pomaga utrzymać ciągłość spotkania. Uczestnicy nie rozchodzą się między wieloma równoległymi wydarzeniami, a przejście z sali na posiłek czy wieczorną rozmowę nie wymaga organizowania dodatkowego transportu.
Co przygotować przed wyjazdem?
Atrakcyjna lokalizacja nie rozwiąże problemów strategicznych firmy. Rezultat zależy przede wszystkim od przygotowania uczestników i precyzyjnego określenia, co ma zostać ustalone.
Checklista organizatora warsztatów strategicznych
Przed rozpoczęciem spotkania warto odpowiedzieć na kilka pytań:
- Jaka decyzja ma zostać podjęta?
Ogólny cel w rodzaju „omówimy strategię firmy” pozostawia zbyt dużo możliwości interpretacji. Lepiej wskazać konkretne zagadnienie, na przykład wybór rynku, określenie priorytetów inwestycyjnych albo uporządkowanie oferty.
- Kto rzeczywiście musi uczestniczyć w rozmowie?
Zbyt duża grupa utrudnia pogłębioną dyskusję. Brak osoby odpowiedzialnej za kluczowy obszar może natomiast uniemożliwić podjęcie wiążącej decyzji.
- Jakie dane uczestnicy powinni poznać wcześniej?
Materiały analityczne najlepiej przekazać przed wyjazdem. Czas na miejscu można wtedy przeznaczyć na interpretację informacji i porównanie wariantów, zamiast na wspólne czytanie prezentacji.
- Które kwestie pozostają otwarte?
Zespół powinien wiedzieć, gdzie rzeczywiście może wypracować rozwiązanie, a które ograniczenia zostały już wcześniej ustalone.
- Kto poprowadzi dyskusję?
Moderator pilnuje czasu, kolejności tematów i udziału wszystkich uczestników. Pomaga także oddzielić argumenty od pobocznych rozmów.
- W jaki sposób zostaną zapisane ustalenia?
Warsztaty powinny zakończyć się listą podjętych decyzji, zadań, osób odpowiedzialnych i terminów. Bez takiego zapisu dobre pomysły szybko ustępują miejsca codziennym obowiązkom.
Warsztaty strategiczne na Gubałówce
Rezydencja NOVA znajduje się na Gubałówce, z dala od zakopiańskiego zgiełku. Bliskość przyrody oraz możliwość połączenia pracy, noclegu, wyżywienia i odpoczynku w jednym miejscu tworzą odpowiednie warunki do organizacji warsztatów, szkoleń i spotkań biznesowych.
Do dyspozycji firm pozostają klimatyzowane sale konferencyjne z dostępem do naturalnego światła. Przestrzenie mogą zostać dostosowane do charakteru wydarzenia i sposobu pracy zespołu. Ich wyposażenie obejmuje między innymi:
- stacjonarne nagłośnienie,
- projektor i ekran,
- flipchart,
- bezprzewodowy internet,
- możliwość zaciemnienia sali.
Personel wspiera organizatorów w przygotowaniu przestrzeni i obsłudze technicznej. Oferta może obejmować również przerwy kawowe, lunche oraz catering z restauracji działającej w obiekcie.
Mniejsze rozmowy lub mniej formalne części programu mogą odbywać się w sali kominkowej albo lobby barze. Pozwala to zmieniać charakter pracy w ciągu dnia bez opuszczania Rezydencji.
Praca, posiłek i odpoczynek w jednym miejscu
Podczas kilkudniowych warsztatów wygoda organizacyjna wpływa na przebieg całego spotkania. Gdy uczestnicy nie muszą dojeżdżać pomiędzy salą, restauracją i miejscem noclegu, więcej czasu pozostaje na realizację programu.
Każdy pobyt w Rezydencji NOVA obejmuje:
- codzienne śniadania w formie bufetu,
- dostęp do basenu i strefy Wellness,
- bezpłatny internet na terenie całego obiektu.
Po zakończeniu części roboczej grupa może skorzystać ze strefy Wellness lub uzupełnić program o aktywność w górach. W zależności od pory roku dostępne możliwości obejmują między innymi piesze i skitourowe wycieczki z przewodnikiem, jazdę na nartach na Polanie Szymoszkowej czy kulig.
Taki element nie musi zamieniać warsztatów w wyjazd integracyjny. Krótsza wspólna aktywność pozwala zmienić tempo dnia, odpocząć od pracy przy stole i wrócić do rozmowy w mniej formalnej atmosferze.
Mniej codziennego pośpiechu, więcej uwagi dla decyzji
Warsztaty strategiczne poza biurem same w sobie nie zapewnią właściwego wyboru. Mogą jednak dać zespołowi więcej czasu, spokoju i uwagi potrzebnych do porównania możliwości oraz przeprowadzenia trudnej rozmowy do końca.
Planując kilkudniowe spotkanie na Gubałówce, warto zapoznać się z elastyczną ofertą pobytową Rezydencji NOVA ze śniadaniem i obiadokolacją. Połączenie noclegu, wyżywienia, zaplecza konferencyjnego oraz dostępu do basenu i strefy Wellness ogranicza liczbę kwestii organizacyjnych i pozwala uczestnikom skoncentrować się na głównym celu wyjazdu.