Offsite firmowy w górach to wyjazd zespołu poza codzienne miejsce pracy, podczas którego można połączyć wspólne działania, budowanie relacji i odpoczynek. Może służyć rozpoczęciu projektu, spotkaniu pracowników z różnych oddziałów, uzgodnieniu zasad współpracy albo spokojnemu omówieniu planów firmy.
W porównaniu z typową konferencją uczestnicy częściej współtworzą przebieg spotkania. Oprócz prezentacji jest miejsce na rozmowy o własnych doświadczeniach, pracę w mniejszych grupach i poznanie współpracowników poza ich codziennymi rolami. Górskie otoczenie pozwala uzupełnić program o spacer czy wspólny wieczór, ale jego najważniejszym punktem pozostają potrzeby zespołu.
Offsite a konferencja - co zmienia się w programie?
Konferencja zwykle skupia się na przekazywaniu wiedzy, wystąpieniach i dyskusjach wokół określonych tematów. Podczas offsite’u większe znaczenie ma to, jak zespół wykorzysta czas spędzony razem.
| Element | Typowa konferencja | Offsite firmowy |
|---|---|---|
| Cel | Zdobycie wiedzy i wymiana doświadczeń | Praca nad potrzebami konkretnego zespołu i rozwijanie relacji |
| Udział uczestników | Słuchanie wystąpień, pytania, dyskusje | Zgłaszanie tematów, wspólna praca i współtworzenie programu |
| Forma | Prezentacje, panele, sesje tematyczne | Warsztaty, rozmowy zespołowe, aktywności i czas wolny |
| Czas poza salą | Przerwy i networking | Zaplanowana część pobytu, która pozwala lepiej się poznać |
Te formaty mogą się przenikać. Krótka konferencja wewnętrzna czy szkolenie mogą być częścią offsite’u. Cały wyjazd jest jednak projektowany wokół jednej grupy i jej potrzeb, a część merytoryczna nie musi zajmować większości pobytu.
Dopasuj wyjazd do sytuacji zespołu
Innego programu potrzebują osoby, które od lat pracują razem, a innego pracownicy znający się głównie ze spotkań online. Dlatego przed wyborem atrakcji ustal, po co organizujesz wyjazd.
W zespole rozproszonym warto stworzyć okazję do poznania się i rozmów między osobami, które rzadko współpracują bezpośrednio. Pomogą w tym wspólne posiłki, zadania w mieszanych grupach i czas bez formalnej agendy.
Przy rozpoczęciu projektu większą część programu można przeznaczyć na omówienie oczekiwań, podział odpowiedzialności i ustalenie sposobu komunikacji. Z kolei po intensywnym okresie pracy ważniejsze mogą być rozmowa o doświadczeniach i odpoczynek, bez kolejnych wielogodzinnych prezentacji.
Uczestnicy powinni wcześniej wiedzieć, jaki charakter będzie miał wyjazd. Jasna informacja o celu, obowiązkowych spotkaniach i czasie wolnym pozwoli uniknąć rozbieżnych oczekiwań.
Warto zapytać zespół również o tematy, które chce poruszyć. Krótka ankieta lub zebranie propozycji może ujawnić kwestie pomijane podczas codziennych spotkań. Ostateczną agendę powinien uporządkować organizator, tak aby program pozostał realistyczny.
Jeśli głównym celem jest podjęcie decyzji dotyczących rozwoju firmy, więcej wskazówek znajdziesz w naszym artykule o warsztatach strategicznych poza biurem.
Jak może wyglądać dwudniowy offsite?
Wyjazd z jednym noclegiem pozwala połączyć część roboczą ze wspólnym wieczorem. Poniższy przykład sprawdzi się jako punkt wyjścia dla zespołu, który chce popracować nad współpracą i lepiej się poznać.
| Etap | Propozycja programu |
|---|---|
| Dzień 1 - przyjazd | Posiłek, przedstawienie planu i krótkie spotkanie otwierające |
| Część robocza | Rozmowa o współpracy, zadania w mniejszych grupach i zebranie propozycji |
| Późne popołudnie | Dobrowolny spacer lub indywidualny odpoczynek |
| Wieczór | Wspólna kolacja i swobodne rozmowy |
| Dzień 2 - rano | Powrót do zgłoszonych tematów i uzgodnienie dalszych działań |
| Zakończenie pobytu | Czas na posiłek, przygotowanie do podróży i wyjazd |
Godziny trzeba dopasować do dojazdu oraz dostępności sali i pokoi. Jeżeli uczestnicy mają przed sobą długą podróż, warto rozważyć przyjazd poprzedniego wieczoru albo późniejsze rozpoczęcie spotkań.
Zostaw też przestrzeń na rozmowy, których nie da się zaplanować co do minuty. Zbyt szczelna agenda utrudnia poznawanie się i sprawia, że każda przedłużająca się dyskusja opóźnia resztę dnia.
Podczas części roboczej ustal zasady korzystania z telefonów i obsługi bieżących spraw. Zaplanowane okno na wiadomości oraz wcześniejsze przekazanie pilnych zadań mogą pomóc uczestnikom skupić się na spotkaniu.
Jak wykorzystać górskie otoczenie?
Góry dają możliwość zmiany tempa między spotkaniami. Krótki spacer może być okazją do rozmowy w parach lub małych grupach, a wspólne wyjście po części roboczej pozwala spędzić czas razem bez kolejnego zadania do wykonania.
Nie trzeba jednak planować wymagającej wyprawy. Przy zróżnicowanym zespole lepiej zaproponować aktywność dostępną dla uczestników i pozostawić wybór osobom, które wolą odpocząć na miejscu.
Przed wyjazdem przekaż informacje o planowanym wyjściu, jego długości i potrzebnym przygotowaniu. Jeśli program obejmuje dłuższą wycieczkę, uwzględnij dojazd, warunki na trasie oraz wariant na zmianę pogody.
Dobrowolna aktywność i rzeczywisty czas wolny pomagają dopasować pobyt do różnych potrzeb. Nie wszyscy odpoczywają w ten sam sposób, a wspólna kolacja może dać więcej okazji do rozmowy niż intensywny program atrakcji.
Wybierz miejsce odpowiednie do rozmowy i wspólnego pobytu
Podczas offsite’u liczy się możliwość wygodnego przechodzenia między pracą, posiłkami i odpoczynkiem. Nocleg oraz gastronomia w tym samym miejscu ograniczają konieczność organizowania dodatkowych przejazdów.
Salę dobierz do sposobu pracy. Przy rozmowie zespołowej ważniejsze od maksymalnej pojemności mogą być ustawienie stołów, możliwość pracy w podgrupach i warunki do spokojnej dyskusji. Potwierdź potrzebne wyposażenie oraz godziny korzystania z przestrzeni.
U nas, na Gubałówce, oferujemy dwie sale konferencyjne, które po połączeniu mieszczą do 100 osób. Ich wyposażenie obejmuje między innymi Wi-Fi, projektor, ekran i flipchart. Mniej formalne spotkania można zaplanować w sali kominkowej lub lobby barze.
Nasi goście mogą połączyć część biznesową z noclegiem, posiłkami i odpoczynkiem w strefie SPA & Wellness. Zakres pobytu oraz organizację przestrzeni uzgadniamy z uwzględnieniem programu wydarzenia.
Co uwzględnić w budżecie offsite’u?
Porównuj pełny koszt pobytu grupy. Sama cena noclegu nie pokaże, ile będzie kosztować wydarzenie, jeśli sala, posiłki lub transport są rozliczane osobno.
W wycenie uwzględnij:
- noclegi i sposób zakwaterowania uczestników,
- salę oraz potrzebne wyposażenie,
- posiłki i przerwy kawowe,
- dojazd i ewentualne transfery,
- prowadzenie warsztatów, jeśli angażujesz zewnętrzną osobę,
- wybrane aktywności.
Przed rezerwacją potwierdź warunki zmiany liczby uczestników i anulowania pobytu. Potrzeby żywieniowe zbierz wcześniej, aby można było uzgodnić menu z odpowiednim wyprzedzeniem.
Oddziel również elementy konieczne od dodatków. Wygodna przestrzeń do spotkań i odpowiednia długość pobytu powinny odpowiadać głównemu celowi wyjazdu.
Co powinno zostać po powrocie?
Jeśli podczas offsite’u powstały ustalenia dotyczące pracy, zapisz je wraz z osobami odpowiedzialnymi i terminami. Przy wyjeździe nastawionym na relacje zapytaj uczestników, czy mieli okazję poznać innych i czy odpowiadały im proporcje między programem a odpoczynkiem. Te informacje pomogą przygotować kolejne spotkanie.
Planujesz offsite firmowy w górach? Skontaktuj się z nami, podając termin, liczbę uczestników i charakter wyjazdu. Na tej podstawie przygotujemy propozycję pobytu w Rezydencji NOVA, uwzględniającą potrzeby dotyczące sali, noclegów i gastronomii.